กว่าจะซื้อของเข้าองค์กรได้แต่ละที คนทำงานในองค์กรจะรู้ดีว่า นอกจากจะต้องจัดการเอกสารหลายชิ้นแล้ว ระบบจัดซื้อจัดจ้างนั้นยังใช้เวลานานและเต็มไปด้วยขั้นตอนซับซ้อนมากมาย ด้วยเหตุนี้ ระบบ e-procurement หรือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่ต้องดำเนินการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจึงถือกำเนิดขึ้น ในเมื่อเป็นแบบนี้ หลายคนคงสงสัยว่าแล้วระบบจัดซื้อจัดจ้างควรเป็นรูปแบบไหนดี? เลิกสงสัยได้เลย เพราะวันนี้เรามีคำตอบ!
ทำความเข้าใจระบบจัดซื้อจัดจ้างกันก่อน
พูดง่าย ๆ ให้เห็นภาพ ระบบจัดซื้อจัดจ้างที่อยู่ในภาครัฐและเอกชน คือ การจัดซื้อจัดจ้างโดยใช้เงินจากงบประมาณแต่ละปีเพื่อซื้อ จ้าง เช่า หรือแลกเปลี่ยนพัสดุ ในการเริ่มจัดซื้อจัดจ้างนั้น ฝ่ายจัดซื้อต้องเฟ้นหาสินค้าและอุปกรณ์ที่มีราคาและบริการจากผู้ขายเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด หลังจากนั้นจึงนำเสนอผู้อนุมัติเพื่อออกใบสั่งซื้อและสั่งซื้อในที่สุด
เราต้องเสียอะไรบ้างหากใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบปกติ
ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบปกตินั้นจะดำเนินผ่านเอกสารเป็นหลัก และด้วยเหตุนี้จึงทำให้ระบบนี้ใช้เวลาดำเนินการค่อนข้างนานจากการเดินเอกสารและขั้นตอนในการสั่งซื้อ นอกจากนี้ระบบแบบปกติส่วนใหญ่จะไม่เอื้ออำนวยให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนเชิงกลยุทธ์และการเจรจาต่อรองสินค้าจากผู้ค้ารายใหม่ที่อาจให้ราคาสินค้าและบริการที่ดีกว่า
ระบบ e-procurement หรือระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์เข้ามาแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง
ถึงจะใช้เวลาสักพักในการเรียนรู้และปรับใช้ให้เข้ากับองค์กร แต่หากเรียนรู้และใช้ได้อย่างคล่องแคล่วแล้ว ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์จะช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากกว่าที่คิด การใช้ระบบ e-procurement ช่วยลดเวลาและช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กรเมื่อเทียบกับการจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิม เพราะระบบการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์นั้นเป็นระบบที่รวบรวมขั้นตอนทั้งหมดจากระบบการจัดซื้อแบบเดิมไว้ในกระบวนการเดียว นอกจากจะไม่เสียเวลาเดินเอกสารที่เยอะและซ้ำซากแล้ว การใช้ระบบออนไลน์ยังช่วยลดต้นทุนทั้งในเรื่องของราคาวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายในกระบวนการต่าง ๆ ได้อีกด้วย และที่สำคัญ ระบบออนไลน์ยังมีความแม่นยำในระบบมากกว่าการทำเอกสารรูปแบบเดิม และข้อดีตรงนี้จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในการจัดซื้อเพื่อประหยัดงบในองค์กรมากขึ้น